Zagospodarowanie przestrzeni w formie open space jest co raz częściej wykorzystywaną możliwością zagospodarowania przestrzeni biurowej. Ma ona zarówno wiele zalet, jak i wad. Do głównych zalet należy optymalne zwiększenie powierzchni wykorzystywanej w pracy oraz dobra komunikacja między pracownikami. Stanowi to ważny element głównie dla firm, które kładą nacisk na dobre relacje między pracownikami, co również ma dobry wpływ na całą działalność. Rozwiązanie tak wykorzystanej przestrzeni również spotyka się ze sprzeciwami, mówi się o największej wadzie, jaką jest brak prywatności dla pracownika, lecz z drugiej strony pozwala to na lepszą kontrolę nad działaniem firmy i jej wydajności pracy. Biura w formie open space mogą być równie dobrze przygotowane do potrzeb pracowników, a tym samym dają poczucie pracy dla jednego celu.
Zalety i wady biur typu open space
Biura w systemie open space (nazywanym też systemem planu otwartego) pojawiły się po raz pierwszy w latach 60. XX wieku. Głównym zamysłem powstania tego rodzaju biur była likwidacja w możliwie największym stopniu problemów komunikacyjnych występujących w tradycyjnych biurach podzielonych na pokoje i umożliwienie pracy wielu osobom na jednej, dość dużej i otwartej powierzchni, uwzględniającej zarazem standardy powierzchni użytkowej przypadającej na jednego pracownika. Nie bez znaczenia były (i są) także niższe koszty wyposażenia i aranżacji takiej przestrzeni biurowej. Dlatego open space to już światowy standard stosowany np. w różnego rodzaju redakcjach - zarówno prasowych, radiowych, telewizyjnych czy (w ostatnich latach) internetowych.
Koncepcja w zakresie komunikacji się sprawdziła - przepływ informacji w biurach otwartych jest bardziej swobodny w porównaniu do biur tradycyjnych, dużo szybszy jest też obieg dokumentów. Taki tryb pracy umożliwia także szybsze reagowanie na zmiany czy błędy i bezpośrednią kontrolę pracowników (kierownicy zwykle pracują tu razem z podwładnymi). Wymienione cechy są niewątpliwymi zaletami biur otwartych. Podstawowymi wadami open space są natomiast hałas i bałagan. Trudno bowiem utrzymać ciszę i porządek, gdy na dużej, otwartej przestrzeni pracuje obok siebie jednocześnie kilkadziesiąt osób, rozmawiających przez telefon lub między sobą i gdzie bezustannie ktoś wchodzi, wychodzi czy przechodzi obok. Przestawne ścianki działowe w pewnym stopniu redukują powyższe niedogodności.
Częstym problemem jest też niezbyt dobra jakość powietrza. Nawet skutki banalnego przeziębienia rozchodzą się tu znacznie szybciej, niż w klasycznych biurach, nie mówiąc już o grypie czy innych chorobach przenoszonych drogą kropelkową. Pracodawcy naturalnie starają się temu przeciwdziałać, stosując wydajne systemy wentylacyjne i klimatyzacyjne, rozmaite jonizatory i nawilżacze powietrza. Niestety, ci sami pracodawcy niekiedy „zapominają” o regularnej konserwacji tych instalacji, wymianie filtrów, itd. Zawsze - rzecz jasna - chodzi o koszty. Pytanie tylko, co się bardziej opłaca: terminowa konserwacja wymienionych urządzeń czy zwiększona okresowo absencja chorobowa pracowników?